איך דוח נולד: מילון מונחי הביקורת

מקבץ של דוחות ביקורת על גופים מבוקרים המומצא (מוגש) לראש הממשלה וליושב ראש הוועדה לענייני ביקורת המדינה של הכנסת עד ל-15 בפברואר מדי שנה. בתוך עשרה שבועות ממועד זה הדוח השנתי מונח על שולחן הכנסת בצירוף הערות ראש הממשלה ומפורסם לציבור. הדוח השנתי מוגש ככלל בשלושה חלקים (מועדי הגשת חלקים א ו-ב נתונים להחלטת המבקר).

חלק א' עוסק בעיקר בתחומי הכלכלה והתשתיות ומוגש ככלל ביולי בכל שנה.

חלק ב' עוסק בעיקר בתחומי הביטחון ומוגש ככלל בדצמבר בכל שנה. 
חלק ג' עוסק בעיקר בתחומי החברה, הרווחה ובנושאים הנוגעים למשרדי ממשלה ומוסדות שלטון ומוגש ב-15 בפברואר בכל שנה. זהו הדוח האחרון לשנת הכספים (חלקים א ו-ב מוגשים לפניו, בשנה הקלנדרית הקודמת), והוא כולל דוח על מאזן המדינה.

מקבץ של דוחות ביקורת על רשויות מקומיות וגופים מבוקרים הנוגעים לפעילות השלטון המקומי, שמועד גיבושו נתון להחלטת המבקר (לרוב מתפרסם ביולי בכל שנה).

הכנסת, הוועדה לענייני ביקורת המדינה והממשלה רשאיות לבקש מהמבקר חוות דעת בכל עניין שבתחום תפקידיו. המבקר ינחה על הכנת חוות הדעת ויפרסם  אותה במועד שיקבע (יניח אותה על שולחן הכנסת).

אם הביקורת העלתה ליקויים הנראים למבקר ראויים לדיון בוועדה לענייני ביקורת המדינה בשל זיקתם לבעיה עקרונית, או לשם שמירה על טוהר המידות או מסיבה אחרת, ימציא המבקר לוועדה, במועד שיקבע, דוח נפרד (מהדוח השנתי) ויפרסמו במועד שיקבע (יניחו על שולחן הכנסת).

דוח על היבטים הנוגעים למאזן זכויותיה והתחייבויותיה של המדינה.

תוכנית עבודת הביקורת המשרדית שאישר המבקר לכל חטיבה, המתפרסת על פני שלוש שנות עבודה. התוכנית כוללת מטלות לביצוע (תוכנית עבודת הביקורת השנתית), נושאים לסקר ונושאים למחקר ולפיתוח. התוכנית מתעדכנת אחת לשנה או בהתאם לנסיבות.

רשימה של נושאי ביקורת שיש היתכנות לשלבם בתוכנית התלת שנתית לביקורת. כל אגף מנהל מאגר נושאים משלו ומעדכן אותו באופן שוטף.

שלב ראשוני בתכנון הביקורת שנועד ליצירת בסיס ידע לביצוע סקר או מטלה, לצורך קבלת החלטה בדבר היתכנות הביקורת וישימותה. המו"פ מתבצע בעיקר באמצעות מידע גלוי והיקפו יקבע בהתאם למורכבות הנושא. שלב המו"פ מתחיל עם אישור המבקר לבצעו ומסתיים באישור המבקר להצגת תוצאותיו.

נושא ביקורת שהמבקר אישר לבצע בו ביקורת בשנת עבודה מסוימת.

טיוטה של מטלת ביקורת שהמבקר אישר להפיץ לגופים המבוקרים ולגורמים נוספים שהוזכרו בה לקבלת התייחסותם (מימוש זכות הטיעון). במקרים מסוימים יישלחו לנוגעים בדבר רק קטעים מתוך טיוטת הדוח המלאה.

פנייה שמשולבות בה התגובות שהתקבלו מהגופים שאליהם היא נשלחה ושהוטמעו בה שינויים בעקבות התגובות. 

הצעת תמ”ה (תיק מבקר המדינה) שהמבקר אישר להמצאה (להגשה) ולפרסום.

הצעת תמ"ה (תיק מבקר המדינה) או קטעים ממנה שהמבקר אישר לשלוח לנוגעים בדבר להתייחסות אחרונה במקרים שבהם בוצעו בדוח שינויים מהותיים לאחר הפנייה או שחלקים ממנו נכתבו בצורה מחמירה יותר ביחס לפנייה. שליחת דוח כמעט סופי מתבצעת בהתאם לצורך ולנסיבות.

ביקורת המתמקדת בבחינה של הסוגיה הנבדקת למול הנורמות החלות עליה, הקבועות בדין או נגזרות ממנו בהיבטי סדירות ותקינות.

ביקורת המתמקדת בבחינה של הסיכונים, המגמות והאתגרים העולים מתוך ניתוח הדוחות הכספיים של הגופים המבוקרים ובבחינה כלכלית של סוגיות שונות.

ביקורת המתמקדת בבחינת עמידתו של הגוף המבוקר בעקרונות של חיסכון (מזעור עלויות המשאבים לביצוע פעילות), יעילות (הפקת המרב מהמשאבים הזמינים) ומועילות (עמידה ביעדים ובמטרות שהוצבו) בסוגיה הנבדקת.

עולם תוכן, תחום ידע או תחום פעולה נפוץ שייבדקו במסגרת הביקורת, לדוגמה: טכנולוגיות מידע והגנת הסייבר; מכרזים, רכש והתקשרויות; ניהול פרויקטים; מתן שירות לציבור; מניעת שחיתות וטוהר מידות.

ביקורת על מכלול הפעולות והאמצעים שנקט הגוף המבוקר ברובד הפיזי, הלוגי והאנושי כדי להבטיח סודיות, שלמות, אמינות וזמינות של המידע והתשתית המחשובית. בביקורת זו ייכללו אחד או יותר מהנושאים הבאים: מערכות מידע ותשתיות, אגפי מחשוב, נושאים רוחביים לאומיים, תחום הגנת המידע והסייבר, מבדקי חוסן, הגנת הפרטיות והגנה על מאגרי מידע.

ביקורת המתמקדת באופן תיקון הליקויים וביישום ההמלצות שהועלו בביקורת הקודמת שבוצעה באותו נושא.

האפשרות כי אירוע, פעילות או פעולה (פנימיים או חיצוניים לארגון) יפגעו ביכולת הארגון לעמוד ביעדיו ובמטרותיו, כדוגמת נזקים כספיים, פגיעה במוניטין, פגיעה באיכות הסביבה ופגיעה בחיי אדם.

הסיכון שצוות הביקורת יסיק מסקנות מוטעות כתוצאה מהיעדר מידע מספק, חוסר שיתוף פעולה של הגוף המבוקר, היעדר צוות מיומן, משאבים מוגבלים, מורכבות הנושא או רגישותו ועוד.

התכלית שלשמה מבוצעת הביקורת. מה רוצה הביקורת להשיג.

הצורך בקיום הביקורת, הערך המוסף בביצועה, תרומתה והשפעתה הצפויה, ומדוע היא מבוצעת במועד זה.

הסוגיות המרכזיות שייבדקו במטלת הביקורת כנגזרת של מטרת הביקורת. נושאי הבדיקה ייבחרו לפי הסיכונים, הפערים והממצאים המסתמנים שזוהו בנושא הנבדק.

שאלות שצוות הביקורת מנסח כנגזרת של נושאי הבדיקה כדי להשיג את מטרת הביקורת.  שאלות הביקורת צריכות להיות בנות בדיקה ומנוסחות כך שמענה עליהן ייתן תמונת מצב מלאה ושלמה על אודות הנושא הנבדק.

מסגרת הביקורת שמתייחסת לגופים המבוקרים שייבדקו, לתקופת הזמן הנבדקת וללוח הזמנים לביצוע הביקורת.

מסמך פנימי של אגף הביקורת המבוסס על סיכום הסקר, לשימוש צוות הביקורת ככלי עבודה שיטתי. תוכנית היישום מפרטת את אופן ביצוע הביקורת (מה עושים, איך עושים ומתי עושים), ובכך מאפשרת פיקוח ובקרה של הנהלת האגף והחטיבה על ביצוע המטלה.

שיטות וכלים איכותניים וכמותניים לאיסוף מידע וניתוחו שבסופו של התהליך יוכלו לשמש ראיית ביקורת ויאפשרו להסיק מסקנות מהימנות על אף מגבלות הביקורת. השיטות כוללות, בין היתר, איסוף מסמכים, ראיונות, מדגמים, שאלונים, תצפיות, שיתוף הציבור וניתוח נתונים.

מידע המשמש את צוות הביקורת כדי לתקף ולבסס את הממצאים וכדי לאפשר הסקת מסקנות ברמת ודאות מספקת. ראיות הביקורת כוללות, בין היתר, קובצי נתונים, מסמכים, תצפיות מתועדות ותרשומות חתומות של פגישות. ראיות צריכות להיות מספיקות (Sufficient) מהבחינה הכמותית כדי לשכנע כי הממצאים סבירים, ומתאימות (Appropriate) מהבחינה האיכותית - כלומר רלוונטיות, תקפות ואמינות.

העברת מידע המעלה חשש למעשה פלילי ליועץ המשפטי לממשלה.

אמות המידה והכללים החלים, או שראוי להחילם, בתחום הנבדק או על הגופים המבוקרים, והם משמשים להערכת הנושא הנבדק בביקורת.

מידע עובדתי, רלוונטי ובעל חשיבות הנובע מהשוואה בין הנורמה למצב בפועל, כפי שעולה מראיות הביקורת. ממצא שמשקף פער שלילי הוא ליקוי.

פרשנות לממצאים, לרבות תיאור סיבותיהם, תוצאותיהם והשלכותיהם האפשריות (סיכונים ונזקים שהתממשו או עלולים להתממש). המסקנה מסתמכת על הממצאים, מבהירה אותם ואת משמעותם, תוך שהיא מציגה שיקולים נוספים בהקשר הרחב של נושא הביקורת, כדי להוביל להמלצת הביקורת.

הצעה בת יישום וצופה פני עתיד לפעולה מתקנת שיש בה ערך מוסף ושתתרום לשיפור פעולות הגופים המבוקרים ולטיוב השירות הציבורי. על המלצת הביקורת לנבוע מממצאי הביקורת וממסקנותיה ולתת, ככל הניתן, מענה לסיבות של הפער.

פגישה שיוזם צוות הביקורת עם נציגי הגוף המבוקר, במידת הצורך, שמתקיימת לפני הפצת הפנייה לשם הצגת הממצאים העיקריים, המסקנות וההמלצות; קבלת הסברים ועדכונים מהגוף המבוקר בנוגע אליהם; ותיאום ציפיות לגבי המשך התהליך.

עקרון יסוד במשפט הישראלי, ולפיו רשות מינהלית לא תפגע באדם אלא אם כן ניתנה לו מבעוד מועד הזדמנות נאותה להשמיע את טענותיו לפניה.

זכות העיון נגזרת מזכות הטיעון, ולפיה יש לאפשר לאדם או לגוף העלול להיפגע מדוח הביקורת לעיין במסמכים ששימשו את הביקורת לצורך גיבוש עמדתה. הזכות אינה מוחלטת והיקפה תלוי בהיקף הפגיעה הצפויה.

דיון לבקשת הגוף המבוקר או מי מטעמו (או כל גורם שהוזכר בטיוטת הדוח או עלול להיפגע ממנו) שבו הוא מציג בעל פה את טענותיו בעניין הדוח, לאחר שהעביר תגובה בכתב. השימוע יכול להיערך בפני המבקר, מנהל החטיבה או מנהל האגף, בהתאם לנסיבות.

מניעת פרסום של דוח מבקר המדינה, באופן חלקי או מלא, לאחר הגשתו לראש הממשלה וליו"ר הוועדה לענייני ביקורת המדינה, וזאת ממניעים של שמירה על ביטחון המדינה, של מניעת פגיעה ביחסי החוץ של ישראל או של מניעת פגיעה בקשרי מסחר בינלאומיים.