תושב עיר בצפון הארץ הגיש בלשכת רשות האוכלוסין וההגירה ערר על החלטת רשות האוכלוסין בעניינו.
המתלונן ביקש להגיש את הערר אישית בלשכה, אך לטענתו נאלץ למסור אותו למאבטח בכניסה. חרף בקשותיו הוא לא קיבל אישור שהערר נקלט והועבר לטיפול.
הבירור העלה כי הערר התקבל וטופל. עוד התברר כי בלשכה שבה הגיש המתלונן את הערר אין עמדת מודיעין או עמדה מוסדרת להגשת מסמכים ללא המתנה בתור, ובהנחיית העובדת המטפלת בעררים המאבטח לקח את הערר, אך הוא לא הוחתם והמתלונן לא קיבל אישור על הגשתו והעברתו לטיפול.
נציבות תלונות הציבור הצביעה על הבעייתיות במצב שבו לא ניתנת לאדם שמגיש בקשה רשמית בלשכה שום אסמכתה בדבר הגשתה והעברתה לטיפול.
בעקבות הבירור, ולאחר שעלה חשש כי גם בלשכות אחרות לא ניתן אישור קבלה בעת הגשה פיזית של מסמך, הוציאה רשות האוכלוסין הנחיה לכלל לשכות רשות האוכלוסין כי יש להחתים בחותמת "נתקבל" כל ערר או פנייה שמתקבלים בלשכות, כדי שיהיה בכך אישור על הגשתם.