مُحبَّذ ان تكون الشكوى مطبوعة. ان كانت مكتوبة بخط اليد، من المهم أن يكون خط اليد واضحا.
من المهم الاشارة الى رقم هوية المشتكي (او رقم جواز السفر) من أجل تسهيل الاستيضاح على
المفوضية.
من المهم الحرص على تسجيل عنوان دقيق (حتى وان تم التوجه بالبريد الالكتروني).
من المهم تسجيل رقم هاتف – عادي ونقّال – للمشتكي، لإنشاء اتصال معه.
يوصى بان تُسجّل تواريخ دقيقة قدر الامكان للأحداث التي قامت عليها الشكوى.
يوصى بإرفاق كل المستندات المهمة الخاصة بالشكوى ، مثل نسخ عن توجهات للجهاز المشتكى عليه، الجوابات المُستلمة منه وقرارات المحاكم.
من المفضل حفظ المستندات الاصلية المتعلقة بالشكوى لاستعمال مستقبلي وارفاق فقط نسخ عنها للشكوى.
اذا كانت الشكوى تتعلق بملف منظور حاليا خاص بكم لدى الجهاز المشتكى عليه ، من المهم الاشارة الى رقم الملف.
من المهم الاشارة الى أي منطقة، أو فرع أو دائرة يتبع الجهاز المشتكى عليه.
اذا قُدمت الشكوى باسم شخص اخر، على ذاك الشخص المصادقة بتوقيعه على موافقته لاستيضاح الشكوى في المفوضية.