משרד הביטחון (להלן - משהב"ט) מתקשר עם ספקים לרכישת טובין, עבודות ושירותים, בעיקר על פי צורכי צה"ל. בסוף תהליך ההרכשה מגישים הספקים חשבוניות, המשמשות בסיס לביצוע תשלום על ידי משהב"ט. יחידות במשהב"ט ובצה"ל אחראיות, לפי העניין, לקליטה, לרישום, לאישור ולתשלום של חשבוניות המתקבלות מספקים. לפי הוראת הארגון של אגף הכספים במשהב"ט (להלן - אכ"ס), מתפקידיו העיקריים הוא לבצע את תשלומי משהב"ט "בסכומים, בתנאים ובעיתויים המתאימים".
תהליך הבדיקה והאישור לתשלום של חשבוניות הינו מורכב. ניהולו התקין של תהליך זה אמור לאפשר למשהב"ט לשלם לספקים במועד שעליו התחייב בתנאי ההתקשרות עמם, ובהתאם להוראות משהב"ט.
בשנת 2005 ערך משרד מבקר המדינה ביקורת בנושא פיגורים בתשלומי משהב"ט לספקים (להלן - הביקורת הקודמת), שפורסמה בדוח שנתי 57א . אז צוין, כי בשנת 2004 פיגר משהב"ט בתשלום של כ-13.8% מסך כל החשבוניות, בסכום כולל העולה על 1.3 מיליארד ש"ח, וכי אכ"ס לא קיים מעקב שוטף אחר הפיגורים בתשלומים לספקים.
פעולות הביקורת
בתקופה שבין ינואר למאי 2013 ערך משרד מבקר המדינה ביקורת על תשלומי משהב"ט לספקים בשנת 2012, לרבות המעקב והבקרה אחר ביצוע התשלומים במועד. דוח ביקורת זה עוסק בתשלומי משהב"ט בשנת 2012 של חשבוניות במטבע מקומי (ש"ח) לכלל הספקים (כ-841,000 חשבוניות, בסך כולל של כ-15 מיליארד ש"ח), לא כולל התעשיות הביטחוניות הגדולות וגופים ממשלתיים . הביקורת נערכה במשהב"ט: באכ"ס, באגף ההנדסה והבינוי, במינהל ההרכשה והייצור (להלן - מנה"ר), ובאגף מבצעים לוגיסטיים ונכסים (להלן - אמו"ן). בדיקות השלמה נערכו בצה"ל: בחיל האוויר והחלל (להלן - ח"א).
עיקרי הממצאים
מעקב ובקרה אחר תשלום חשבוניות לספקים במועד
1. אכ"ס אינו מקיים בקרה ומעקב שוטפים אחר תשלומים ששולמו בפיגור לספקים; הוא אינו עורך דוחות לאיתור חשבוניות ששולמו בפיגור; ואינו מרכז נתונים של מועדי העברת החשבוניות בין הגופים, לצורך בקרה על עמידה בתקני הזמן לשהות חשבוניות בגופים השונים, כפי שנקבעו בהוראת היסוד של משהב"ט לטיפול בחשבוניות.
כתוצאה מכך, אין למשהב"ט מידע שלם ומרוכז על היקף החשבוניות ששולמו בפיגור, והוא אינו פועל באופן שיטתי וסדור לאיתור צווארי בקבוק בתהליך אישור חשבוניות לתשלום, לניתוח הסיבות לכך, ולקיום פעולות למניעת היווצרותם של פיגורים בתשלומים לספקים.
2. מערכת המידע של משהב"ט אינה כוללת בקרות מובנות, המזהות ומתריעות על חשבונית שמועד תשלומה מתקרב או שמועד תשלומה עבר, על פי מאפיינים שנקבעו.
היקף הפיגורים בתשלומים
המציאות של פיגורים בתשלום חשבוניות בהשוואה למועדים שנקבעו במסמכי ההתקשרות עם ספקים, שעלתה כבר בביקורת הקודמת, חזרה גם בשנת 2012. בשנה זו פיגר משהב"ט בתשלום של כ-10% מסך החשבוניות, בסכום כולל העולה על 3 מיליארד ש"ח (כ-21% מהסכום ששולם).
הטיפול בחשבוניות בתחום הבינוי
1. בשנת 2012 פיגר משהב"ט בתשלום של כ-4,400 חשבוניות שהיו בטיפולם של רכזי חשבונות בינוי באכ"ס (כ-25% מסך החשבוניות שהיו בטיפולם באותה שנה), בסכום כולל של כ-340 מיליון ש"ח (כ-15% מסכום החשבוניות שהיו בטיפולם באותה שנה).
2. המחוזות באגף ההנדסה והבינוי אינם מנהלים רישום על קליטתן ועל תנועתן של חשבוניות מתכננים ויועצים בין גורמי הטיפול השונים. על כן, אין ביכולתם לנהל מעקב ובקרה אחר תהליך הטיפול שלהם בחשבוניות אלה.
3. מבדיקה של חלק מחשבוניות קבלנים ששילם משהב"ט בפיגור נמצא, כי הטיפול בהן התעכב במחוזות או באכ"ס מעבר לתקני הזמן שנקבעו בהוראות. בחלק מהמקרים הטיפול התעכב בשני הגופים.
הטיפול בחשבוניות של קניות בהקפה
1. בשנת 2012 פיגר משהב"ט בתשלום של כ-9,300 חשבוניות של קניות בהקפה (כ-35% מסך חשבוניות אלה), בסכום כולל של כ-20 מיליון ש"ח (כ-38%).
2. באכ"ס לא קיים מידע מרוכז על מועדי קבלת חשבוניות של קניות בהקפה מהיחידות בצה"ל, והוא אינו מקיים מעקב ובקרה אחר הטיפול של היחידות בחשבוניות אלה, כדי לאתר את היחידות בצה"ל שבהן קיימים עיכובים משמעותיים בטיפול בחשבוניות אלה.
הטיפול בחשבוניות שירותי פרט במנה"ר ושירותי תברואה באמו"ן
1. בשנת 2012 פיגר משהב"ט בתשלום של כ-1,000 חשבוניות שבהן טיפלה המערכה לרכש שירותי פרט ביחידה להרכשת שירותים במנה"ר (כ-12% מסך חשבוניות המערכה), בסכום כולל של כ-24 מיליון ש"ח (כ-10%); באותה שנה פיגר משהב"ט בתשלום של 84 חשבוניות שבהן טיפלה מחלקת תברואה באמו"ן (כ-13% מסך חשבוניות המחלקה), בסכום כולל של כ-3.5 מיליון ש"ח (כ-9%).
2. מערכת המידע שבשימוש משהב"ט אינה מקושרת לחלק ממערכות המחשב המשמשות את יחידות צה"ל. כתוצאה מכך, אין לגורמים ביחידה להרכשת שירותים במנה"ר ובמחלקת תברואה באמו"ן מידע ממוחשב בנוגע למועד שבו יחידה בצה"ל קיבלה חשבונית מספק ואישרה אותה.
3. מעבר לכך, המערכה לרכש שירותי פרט במנה"ר ומחלקת תברואה באמו"ן אינן מרכזות נתונים על מועדי קליטת החשבוניות מיחידות צה"ל ועל מועדי העברתן לאכ"ס. בהיעדר ריכוז נתונים זה, נפגעת יכולת המעקב והבקרה על משך הטיפול בחשבוניות לספקים, לרבות איתור גורמים מעכבים. יצוין, כי מחלקת התברואה באמו"ן תיקנה חלק מהליקויים כבר במהלך הביקורת.
סיכום והמלצות
מערכת הביטחון היא גורם מרכזי המשפיע על פעילות המשק הישראלי. משהב"ט, כגוף שאחראי על תשלום תמורה לגורמים אזרחיים אשר סיפקו טובין או שירות לכלל מערכת הביטחון, מחזיק בעוצמה רבה והוא מהווה מקור פרנסה חשוב, לעתים עיקרי, לספקים אלה. יודגש, כי התחייבות כספית של משהב"ט מהווה התחייבות לתשלום של מדינת ישראל, ופיגור בתשלום, שמקורו בעבודה לקויה בגופי משהב"ט וצה"ל, אינו מתיישב עם מינהל תקין.
מהדוח עולה, כי קיימת תופעה חוזרת של פיגורים בתשלומי משהב"ט לספקים בהיקף של מיליארדי ש"ח; אין ראייה כוללת במשהב"ט של מצב הפיגורים בתשלומים, ונמצאו ליקויים בסדרי הבקרה בנושא זה: אין כללים ברורים לבקרה ולמעקב אחר תשלומים במועד לספקי משהב"ט, לא קיים הליך סדור של בקרה ומעקב על ידי אכ"ס אחר הטיפול בחשבוניות בגופים השונים, והבקרות במערכת המידע במשהב"ט על תהליכי הטיפול בחשבוניות ועל תשלום במועד מוגבלות ואינן יעילות דיין.
משרד מבקר המדינה רואה בחומרה קיום פיגורים בהיקפים משמעותיים בתשלומים לספקים, סוגיה שחוזרת על עצמה למרות הערותיו בדוחות ביקורת קודמים, זאת במיוחד נוכח חוסר האיזון ביחסי הכוחות בין משהב"ט והספקים; חוסר איזון שעלול לגרום לכך שספקים לא ילינו על פגיעה בזכויותיהם ועל נזק שנגרם להם עקב פיגור בתשלום, וממילא משהב"ט לא יפצה אותם בעבור נזק זה. בנוסף לכך, מוסר תשלומים ירוד עלול לגרום לספקים להעלות מחירים, ובכך לגלם את תוצאות העיכובים בתשלומים.
על משהב"ט לפעול למיגור התופעה של פיגורים בתשלומיו. זאת, בין היתר, באמצעות קביעת כללים ושיטות לרישום, למעקב ולבקרה; ניתוח תהליכי העבודה לבדיקה ולאישור חשבוניות לתשלום; יצירת ממשק בין מערכות המידע שלו לבין המערכות הממוחשבות של יחידות צה"ל המעבירות אליו חשבוניות, שבהן ממשק זה אינו קיים; ובניית מערכת בקרה, מעקב ודיווח, שתיתן תמונה שוטפת ומלאה אודות הפיגורים בתשלומים, ועל ידי כך תאפשר הפקת לקחים, כדי למנוע עד כמה שניתן המשכו של מצב לקוי זה.