מינויים וסדרי העסקה - משרד האוצר

משרד האוצר​

פעולות הביקורת

במשרד האוצר נבדקו נושאי ההערכה והמשוב של עובדים, מתן היתרים לעבודה פרטית והסדרים הנוגעים לנסיעת עובדי מדינה לחו"ל על חשבון חתמים לשיווק הנפקות. כן בוצע מעקב על סדרי מינוי חשבים במשרדי הממשלה וביחידות סמך. בדיקות משלימות נעשו בנציבות שירות המדינה.

מינויים וסדרי העסקה

תקציר

משרד האוצר הוא המשרד הכלכלי המרכזי של הממשלה. בהיותו אחראי לניהול יעיל ותקין של תקציב המדינה וביצועו, ראוי שינהל גם את ענייניו בצורה יעילה ותקינה.

פעולות הביקורת

בחודשים אוקטובר 2007-אוקטובר 2008 בדק משרד מבקר המדינה, לסירוגין, את הנושאים האלה:

1. ההערכה והמשוב של עובדים באגפים שונים של משרד האוצר. נבדקו 250 טופסי הערכת עובדים הנוגעים לשנים 2005-2006.

2. היתרים לעבודה פרטית של עובדי משרד האוצר. הבדיקה נעשתה במשרד האוצר ובנציבות שירות המדינה (להלן - נש"ם). נבדקו 61 היתרים שניתנו בשנים 2005-2007 ל-40 עובדים ביחידות שונות של משרד האוצר.

 3. ההסדרים הנוגעים לנסיעת עובדי מדינה לשיווק הנפקות בחו"ל על חשבון החתמים. הבדיקה נעשתה בעיקר באגף החשב הכללי (להלן - אגף החשכ"ל). נבדקו בפרט אישורי הנסיעות להנפקות שנעשו בשנים 2005 ו-2006.

4. המעקב על סדרי מינוי חשבים במשרדי הממשלה וביחידות סמך. הבדיקה נעשתה באגף החשכ"ל ובנש"ם. נבדק בעיקר אם תוקנו הליקויים בתחום זה שעליהם הצביע משרד מבקר המדינה בדוח שנתי 56ב.

עיקרי הממצאים

הערכה ומשוב של עובדים

1. נמצאו ליקויים רבים במילוי טופסי ההערכה כגון רישום לא מדויק של התקופה שבה עוסקת ההערכה, רישום ההערכה על ידי העובד המוערך עצמו, אי-מתן ציון לעובד המוערך במקומות שבהם יש למלא ציון הערכה, אי-רישום פרטי שיחת המשוב, שימוש בטפסים לא עדכניים.

2. נראה כי הטיות במילוי טופסי ההערכה פוגעות ביעילות השימוש בהם.

3. משרד האוצר אינו מפיק דוחות ניהוליים מטופסי ההערכה, אינו מסיק מסקנות מתהליך ההערכה ואינו עושה בהם שימוש בניהול משאבי האנוש.

4. נש"ם אינה מפקחת בסדירות על הערכת העובדים במשרד האוצר.

היתרים לעבודה פרטית

1. בתקשי"ר נקבע כי יש להגיש בקשות להיתרים עד 30 יום לפני מועד תחילת העבודה הפרטית, אולם רוב הבקשות הוגשו לאחר מועד זה, ובחלק מהמקרים - אף לאחר שהעובד החל בעבודתו הפרטית. כמחצית מההיתרים ניתנו לאחר המועד המיועד להתחלת העבודה.

2. נמצא שבקשות להארכת תוקף היתר קיים שחלו בהן שינויים בגובה השכר, במקום העבודה או בהיקפה הועברו לאחראי במשרד בלי שהתקבלה המלצתו של היועץ המשפטי של המשרד. כתוצאה מכך לא נבדקה התאמתן לתנאי התקשי"ר. כמו כן ניתנו היתרים בלא שהיה לגורמים המקצועיים כל החומר הנוגע להם.

3. משרד האוצר נוהג לאשר היתרים למשך שנה אחת בלבד ולדרוש מהעובדים לחדשם מדי שנה. בשל כך העובדים (למעט עובדים בכירים) אינם נדרשים להציג אישור של המעסיק על תנאי העבודה, לא מראש ואף לא בדיעבד. עובדים המועסקים בחוזי בכירים נדרשים לצרף אישורים של המעסיק הפרטי בדבר תנאי העבודה, אך רק לחלק מהבקשות צורפו אישורים כאלה. בחלק מהאישורים נכללו פרטים חלקיים בלבד.

4. בהליך אישור ההיתרים שניתנו לעובד בכיר לשעבר א' במשרד האוצר התגלו ליקויים הנוגעים לאלה: התאמת גובה השכר שקיבל ממוסד אקדמי שבו הועסק למגבלות השכר המותר, אישור שקיבל לכהן במשרת ניהול בכירה באותו מוסד, הליך אישור הבקשה, היעדר חלק מהתיעוד הנדרש, והיקף העבודה שאושרה. במתן היתרים לעובד בכיר לשעבר ב' במשרד האוצר לעבוד במוסד אקדמי היו ליקויים, בין השאר, כאלה הנוגעים להיקף העבודה שאושרה לו, לדיווח על השכר שקיבל מהמוסד האקדמי ולהליך מתן האישור עצמו.

נסיעות לחו"ל על חשבון חתמים במסגרת הנפקות

1. התקשי"ר איננו מחייב חוות דעת משפטית בדבר נסיעה של מנכ"ל משרד ממשלתי לחו"ל במימון זר, כפי שנדרש לגבי יתר עובדי המדינה. משרד האוצר לא פעל להסדיר בנוהל קבוע את הנסיעות של עובדי המשרד לחו"ל במימון זר, אף על פי שנש"ם הסבה את תשומת לבו לחשיבות העניין. התיעוד של הנסיעות לחו"ל לצורכי ההנפקות לוקה בחסר.

2. התגלו ליקויים במתן חוות הדעת המשפטית של אגף הייעוץ המשפטי במשרד האוצר בדבר היעדר ניגוד עניינים ואי-פגיעה בטוהר המידות ובסדרי מינהל תקין.

3. הוצאות הנסיעות לחו"ל של עובדי המשרד לצורכי שיווק ההנפקה משולמות במישרין על ידי החתמים, ולכן אינן מתוקצבות והן נבלעות בעמלת החתמים המנוכה מתמורת ההנפקה.

מינוי חשבים - מעקב

1. עדיין לא נקבעו אמות מידה למינוי חשבים ביחידות סמך; ועדה שמונתה לטפל בעניין לא התכנסה כלל. טרם נקבע נוהל לרוטציה במינוי החשבים.

2. הוועדה הפנימית באגף החשכ"ל העוסקת במינוי חשבים רשמה פרוטוקולים חלקיים בלבד, ואין כל נוהל המסדיר את פעילותה.

סיכום והמלצות

הליקויים בעניין הערכת העובדים במשרד האוצר מצביעים על כשל בהטמעת התהליך, וכתוצאה מכך מוחמצות מטרותיו. על המשרד לפעול להנחלת הערכת העובדים בתרבות הארגונית שלו. עליו לפעול להסקת מסקנות מהערכות העובדים ולבסס עליהן פעולות בתחום משאבי האנוש.

ממצאי הביקורת בעניין היתרים לעבודה פרטית מלמדים שמשרד האוצר ונש"ם אינם עומדים על קיום מלא של הוראות התקשי"ר ונוהלי נש"ם ובכך מסכלים את תכלית ההסדרים בדבר היתרים לעבודה פרטית. ניתן היה לצפות ממשרד האוצר ומנש"ם שיקפידו הקפדה יתרה על בחינת בקשות לעבודה פרטית של עובדים בכירים, האמורים לשמש דוגמה אישית כמי שמאשרים בעצמם בקשות של עובדים הכפופים להם.

על משרד האוצר ועל נש"ם לפעול להסדרת מימון נסיעותיהם של עובדי המשרד לחו"ל לצורכי הנפקות באופן שיימנע החשש לניגוד עניינים בבחירת החתמים, ולו למראית עין. עליהם לפעול להסדיר את הצגת הוצאות הנסיעה בשקיפות ולהקפיד על תיעוד ההחלטות ורישום ההוצאות בגין הנסיעות והשינויים החלים בהן.

על משרד האוצר ועל נש"ם לטפל בהקדם בקביעת אמות מידה למינוי חשבים ליחידות סמך ולהשלים את הכנת הנוהל בדבר רוטציה במינוי חשבים. כאשר מתגלעים חילוקי דעות מקצועיים בין גורמים במשרד האוצר ובנש"ם, ראוי שאלו יובאו להכרעת הגורמים המוסמכים.