משרד החוץ
פעולות הביקורת
בקונסוליה הכללית בניו יורק, בנציגות הקבע שליד האו"ם ובמשרד החוץ נבדקו היבטים בפעילות של הקונסוליה ושל הנציגות באו"ם, ובעיקר התיאום עם מטה המשרד בארץ והדיווח השוטף למטה; תהליך כניסתו של שליח לתפקיד; ענייני מינהל ומשאבי אנוש וענייני כספים.
בקונסוליה בניו יורק ובמשרד נבדק הליך ההתקשרות של המשרד עם חברה ישראלית לאספקת שירותים רפואיים לשליחים, לעובדים המקומיים הישראלים ולעובדים המקומיים הזרים בארה"ב. עוד נבדקו הפיקוח והבקרה הכספיים של המשרד על קיום התחייבויותיה של החברה בחוזים עמה בשנים 2006-2009.
הקונסוליה ונציגות הקבע ליד האו"ם בניו יורק
בניו יורק פועלות שתי נציגויות מטעם משרד החוץ (להלן - המשרד): הקונסוליה הכללית (להלן - הקונסוליה) ונציגות הקבע ליד האו"ם (להלן - הנציגות באו"ם). הקונסוליה פועלת בתחומים מגוונים ובהם ייצוג ענייני המדינה והסברתם; הידוק הקשרים עם הקהילות היהודיות ועם נבחרי ציבור וקידום כלכלת ישראל ותרבותה. עיקר פעילותה של הנציגות באו"ם הוא בקרב מדינות החברות בו, בוועדותיו ובמוסדותיו. מתפקידיה לרקום קשרים עם נציגי המדינות באו"ם, בכלל זה מדינות שאין להן יחסים דיפלומטיים עם ישראל, כדי להשפיע על המדיניות של מדינתם, ולהשתמש באו"ם כזירה הסברתית. בכל נציגות מועסקים עובדי המשרד (להלן - שליחים), עובדים מקומיים ישראלים (להלן - עמ"י), שהם אזרחים ישראלים השוהים בחו"ל באופן זמני, ועובדים מקומיים זרים (להלן - עמ"ז).
פעולות הביקורת
בחודשים אפריל-אוקטובר 2009 בדק משרד מבקר המדינה בניו יורק ובמשרד החוץ היבטים בפעילות הקונסוליה והנציגות באו"ם. בעיקר נבדקו התיאום עם מטה המשרד בארץ (להלן - מטה המשרד) ודיווח שוטף למטה; תהליך כניסתו של שליח לתפקיד; ענייני מינהל ומשאבי אנוש, וענייני כספים. בדיקות השלמה נעשו במשלחת הרכש של משרד הביטחון וצה"ל (להלן - המשלחת הביטחונית).
עיקרי הממצאים
1. שלא כאמור בהנחיות המשרד, בתכנית העבודה של הקונסוליה לשנת 2009 הוצגו הפעולות ונסיעות העבודה המתוכננות שלא בהקשר של היעד שהן אמורות להשיג; לא הוצג התקציב המתוכנן לצד הפעולות שפורטו בה; והנסיעות והביקורים המתוכננים לא הוצגו על פי סדר עדיפויות. התכנית גם אינה כוללת את הפעולות המתוכננות של הקונסול הכללי (להלן - הקונכ"ל) ולא צוין בה מכלול הפעילויות של הקונסוליה.
2. כל נציגות היא הזרוע הארוכה של המשרד באזור משכנה, ולכן יש חשיבות רבה לקשר שוטף בינה ובין המשרד באמצעות דיווחים ומשוב לשם עדכון, הפריה הדדית ושיתוף פעולה. דיווחי הקונכ"ל בכתב למשרד היו דלים במספרם ובהיקפם, והוא המעיט לשלוח למשרד הערכות מצב ולדווח על פגישותיו עם אישים מקומיים. דיווחיו לא היו בחתימתו אלא בחתימתו של עמ"י שהיה מנהל לשכתו; מנהל הלשכה חתם גם על דיווחים על פגישות שלא נכח בהן. הקונכ"ל לא קיבל משוב מהגופים במטה המשרד שאליהם נשלחו הדיווחים והערכות המצב.
3. מקצת השליחים לא עברו מסלול הכשרה והדרכה או שעברו מסלול הכשרה חלקי לפני שהחלו בתפקידם, ולכמה מהשליחים לא היה ניסיון קודם מתאים לתפקיד. המשרד לא הקפיד לדרוש מכל השליחים שסיימו את תפקידם בניו יורק להכין דוח סיום תפקיד, שהוא כלי חשוב לעובד המחליף ללימוד התפקיד החדש. מקצת השליחים נזקקו לחלק ניכר משבוע ההתארגנות המוקדמת לשם התארגנות אישית, ולא נותר להם די זמן לחפיפה המקצועית.
4. המשרד אינו מחייב פרסום פומבי של משרות פנויות של עמ"י ועמ"ז המועסקים על פי חוזה מיוחד, ולכן אין ניתנת הזדמנות שווה לכל המעוניין להציע מועמדות למשרה.
5. שיעור קצובת הייצוג המשולמת לשליחים בכל חודש, נקבע על פי הדרג של העובדים בלי להתחשב בסוג התפקיד, בהיקף האירוח המתחייב מהתפקיד ובמקום השירות. הדיווח של השליחים על הוצאות ייצוג אינו מפורט דיו, ולכן אי-אפשר לבדוק אם ההוצאות הוצאו במסגרת התפקיד ועל פי הוראות תקנון שירות החוץ של המשרד.
6. המשרד אישר למרבית ילדי השליחים ללמוד בשנת הלימודים 2008-2009 בבתי ספר פרטיים יהודיים ולא יהודיים בלי שקבע את סכום ההשתתפות המרבי בשכר הלימוד והסכום ששולם היה בין 10,000 דולר ל-30,000 דולר לתלמיד בשנה, ובסכום כולל של כ-226,000 דולר. שאר הילדים למדו בבתי ספר ציבוריים, שרמתם טובה והלימוד בהם אינו כרוך בתשלום. המשרד שילם עבור דירת השרד של הקונכ"ל שכר דירה הגבוה פי שניים ויותר משכר הדירה עבור שתי דירות שרד אחרות של בעלי תפקידים בכירים באזור מנהטן.
7. לקונסוליה ולנציגות באו"ם הוקצו בתקן שש משרות להעסקת עובדי משק בית בבתיהם של ראשי הנציגויות. נמצא שלסגן השגרירה לאו"ם הוקצו 1.75 משרות לעבודות ניקיון, יותר מפי שלושה מכפי שנקבע בתקנון.
8. קצין המינהלה של הקונסוליה לא פיקח על אופן ניהול החנות הפטורה ממסים, המנוהלת בידי המשלחת הביטחונית עבור כל המשלחות שבניו יורק, וגם לא בדק את הדיווחים הכספיים החודשיים ואת החישובים שנעשו לקביעת חלוקת הרווחים בין המשלחות.
סיכום והמלצות
הקונסוליה והנציגות באו"ם משמשות נדבך חשוב בהידוק הקשרים בין ישראל לארה"ב ובין ישראל לקהלי יעד שונים כמו הקהילות היהודיות, אנשי תקשורת ונציגי המדינות באו"ם.
תכנית העבודה של הקונסוליה לשנת 2009 לא הוכנה על פי הנחיות המשרד. על אגף צפון אמריקה שבמשרד לעמוד על כך שתוגש לו תכנית עבודה שנתית על פי המתכונת שנדרשה. על התכנית להקיף את כל היבטי עבודת הקונסוליה, בכלל זה פעולות הקונכ"ל, ולקבוע את חלוקת התקציב על פי סדר העדיפויות כדי שתוכל לשמש לאגף כלי עבודה למעקב אחר ביצוע הפעולות הדרושות להשגת היעדים.
כיוון שכל נציגות היא הזרוע הארוכה של משרד החוץ באזור משכנה, יש חשיבות לדיווחים ולמשוב בכתב לשם קיום קשר שוטף בין הנציגות למשרד ושיח ביניהם, לשם עדכונים על המתרחש בארץ השירות ועל עמדותיהם של אישים עמם מנהלת הנציגות את השיח הדיפלומטי ולהעברת הנחיות מהמשרד על פי דיווחים אלה. על המשרד אפוא, להקפיד ולדרוש משליחיו דיווח שוטף ומפורט, כדי שמהות הדיווחים ותדירותם לא יהיו נתונות לשיקול דעתו הבלעדי של ראש נציגות. על המשרד גם להבהיר לעובדים במטה כי עליהם לתת לנציגויות משוב על הערכות המצב והדיווחים שהם מקבלים מהן.
הביקורת של משרד מבקר המדינה על תחומי מינהל וכספים העלתה שככלל שתי הנציגויות פועלות על פי סדרי מינהל תקין. עם זאת הועלו כמה ליקויים שחלקם נוגעים לכלל נציגויות ישראל בחו"ל ולכן על המשרד לעשות לתיקונם באופן מערכתי. במהלך הביקורת החלו המשרד והוועדה הבין-משרדית לשכר ולתנאי שירות בחו"ל שבמשרד האוצר לנקוט צעדים לתיקונם של חלק מהליקויים. עם זאת על משרד החוץ לפעול לתיקונם של כמה ליקויים נוספים ולהקפיד על פעולה תקינה בהתאם לתקנון שירות החוץ ולהוראות שכר ותנאי שירות בחו"ל של הוועדה הבין-משרדית.