אגף הכספים (להלן - אכ"ס) שבמשרד הביטחון (להלן - המשרד) אחראי, בין היתר, לביצוע תשלומים לספקים ולזכאים, וכן לגביית הכנסות של מערכת הביטחון (להלן - מערהב"ט) ממכירת טובין וממתן שירותים לגופים ממשלתיים ולגופים פרטיים.
באכ"ס פועלות יחידות האחראיות, בין היתר, לבדיקה ולאישור חשבוניות המתקבלות מספקים, וכן לניהול תהליך השאלת טובין מיחידות צה"ל למוסדות ממשלה ולגופים פרטיים. פעולות אלו נעשות על ידי רכזי חשבונות (להלן - הרכזים) שביחידות המשנה של יחידות אכ"ס.
בחודשים אפריל 2000 - נובמבר 2000 בדק משרד מבקר המדינה, לסירוגין, את פעולות הרכזים ביחידת חשבונות הרכשה צה"לית (להלן - יחידת משנה א'), שבחטיבת חשבונאות בינוי ואמו"ן , בנושאים של בדיקת חשבוניות רכש טובין על ידי יחידות צה"ל (קניות בהקפה) ואישורן לתשלום. כמו כן, נבדק תהליך ביצוע המעקב והבקרה אחר השאלת טובין, שנעשה על ידי הרכזים ביחידת משנה א', וכן במערכת חשבונות אוויר (להלן - יחידת משנה ב') ובמערכת חשבונות יבשה וים (להלן - יחידת משנה ג'), שבחטיבת חשבונאות מנה"ר ופיתוח . הביקורת נערכה במשרד - באכ"ס; ובצה"ל - באגף טכנולוגיה ולוגיסטיקה (להלן - אט"ל) ובחיל האוויר (להלן - ח"א).
רכש טובין ושירותים בהקפה על ידי יחידות צה"ל
כ-60 יחידות בצה"ל (להלן - היחידות הרוכשות) רוכשות טובין ושירותים מסוימים ישירות מספקים (להלן - קניות בהקפה), שלא באמצעות גופי ההרכשה הייעודיים שבמשרד. על פי הוראות המשרד (להלן - ההוראות), היחידות רשאיות לבצע קניות בהקפה, בין היתר, במקרים שבהם ההיקף הכספי או דחיפות ההספקה אינם מצדיקים או אינם מאפשרים התקשרות בהליכי ההרכשה המקובלים, או כאשר הטובין הנרכש חיוני לביצוע משימותיהן של היחידות ואינו נמצא במתקני האספקה של צה"ל . מנתוני אכ"ס עולה, כי בשנים 1998 ו-1999 קנו היחידות הרוכשות בהקפה בסכומים של כ-154 מיליון ש"ח וכ-176 מיליון ש"ח, בהתאמה. בחודשים ינואר עד נובמבר 2000 הסתכמו הקניות בהקפה בכ-198 מיליון ש"ח.
קניות בהקפה נעשות, בעיקר, במסלול הסכמי מחירים ובמסלול קנייה ישירה:
(א) מסלול הסכמי מחירים - החל מ-1996 עורך המשרד הסכמי מחירים עם ספקים לקניות בהקפה: לרכישת פריטים, לביצוע עבודה ולהספקת שירות. הסכמים אלה נועדו להבטיח, שהמשרד הוא שיבחר את הספק ויקבע את המחיר, ולאפשר את ביצוע הקנייה תוך פרק זמן קצר. הסכמי המחירים נערכים על פי תקנות חובת המכרזים (התקשרויות מערכת הביטחון), התשנ"ג-1993, וההוראות, ותוקפם הינו לתקופה שלא תעלה על 24 חודשים; ניתן לערוך הסכם לתקופה של שנה, הכולל אופציה למשרד להאריכו בשנה נוספת. בהסכמים נקבע, בין היתר, כי המחירים יעודכנו מדי חצי שנה על פי המדדים המתאימים. מנתוני מנה"ר עולה, כי בנובמבר 2000 היו קיימים הסכמי מחירים עם 131 ספקים; כ כ10%- ממגוון המוצרים שקונות בהקפה היחידות הרוכשות, נרכשים במסלול זה.
מנה"ר מנהל את הסכמי המחירים לקניות בהקפה במסגרת מערכת (להלן - מערכת הסכמי מחירים) שבמחשב המרכזי של האגף למחשוב ומערכות מידע לניהול שבמשרד (להלן - מל"ן); בנוסף לכך, מרכזת תוכנה ייעודית מחירונים של פריטים הנרכשים במסגרת הסכמי מחירים (להלן - המחירונים); מנה"ר מפיץ מחירונים אלה ליחידות הרוכשות. לאכ"ס גישה לנתונים המאוחסנים במערכת הסכמי המחירים לצורך בקרה על תהליך הקניות בהקפה (ראו פירוט בהמשך).
(ב) מסלול קנייה ישירה - במסלול זה קונות היחידות הרוכשות טובין ושירותים ישירות מספקים הרשומים בספר הספקים של המשרד.
על פי הוראות המשרד, החל ממאי 1998 מנהל מל"ן מערכת לניהול ולבקרה על קניות בהקפה (להלן - מערכת דיווח ישיר), ובה מוזנים נתוני מערכת הסכמי המחירים, לרבות מחירי הפריטים, ונתוני חשבוניות בגין קניות בהקפה (להלן - חשבוניות הקפה) בשני המסלולים הנ"ל, שהזרימו היחידות הרוכשות. מערכת דיווח ישיר עומדת לרשות אכ"ס ומשמשת אותו לבדיקת החשבוניות ולאישורן לתשלום; המערכת אמורה לספק לאכ"ס את מלוא המידע אודות הפריטים שנקנו בהקפה, ובכלל זה כמויות, מחירים ומסלולי קנייה; השוואת מידע זה עם הפרטים שבחשבוניות שהתקבלו מהיחידות הרוכשות, אמורה לאפשר לאכ"ס לבצע בקרה על תקינות תהליך הרכש. כמו כן, בחינת המידע שנצבר במערכת אודות הפריטים שנקנו במסלול קנייה ישירה, עשויה לאפשר איתור פריטים שייתכן שקיימת כדאיות להכלילם בהסכמי המחירים.
יחידת משנה א' אחראית לבדיקת חשבוניות הקפה ולאישורן לתשלום. בכל אחת מהשנים 1998 ו-1999 בדקה היחידה ואישרה לתשלום כ-75,000 חשבוניות. בחודשים אפריל - נובמבר 2000 בדקה היחידה כ-78,000 חשבוניות - כ90%- מהן בבדיקה ידנית וכ10%- בסיוע מערכת דיווח ישיר; חמישה עובדים של היחידה וחיילת עוסקים בבדיקת החשבוניות.
הוראות המשרד מגדירות ליחידות הרוכשות ולאכ"ס דרכי ביצוע וניהול קניות בהקפה, כלהלן:
המשך קריאה בקובץ המצורף