רקע כללי
רפאל מערכות לחימה מתקדמות בע"מ (להלן - רפאל) היא חברה ממשלתית, העוסקת בפיתוח ובייצור של אמצעי לחימה מתקדמים. על פי חוק החברות, התשנ"ט-1999 (להלן - חוק החברות), דירקטוריון של חברה מתווה את מדיניות החברה, ומפקח על ביצוע תפקידי המנכ"ל ופעולותיו, והמנכ"ל אחראי לניהול השוטף של ענייניה במסגרת החלטות הדירקטוריון.
ברפאל מקיימת ההנהלה הבכירה דיונים בשלוש אספות (פורומים) עיקריות, העוסקות בנושאים שונים: פורום הנהלה בראשות מנכ"ל רפאל, אלוף (מיל') ידידיה יערי ; פורום המשנה למנכ"ל בראשות המשנה למנכ"ל; ופורום ראשי אגפים בראשות המנכ"ל. לשכת המנכ"ל מקיימת מעקב לא ממוחשב אחר החלטות פורום ההנהלה.
על פי חוק החברות הממשלתיות, התשל"ה-1975 (להלן - חוק החברות הממשלתיות), יו"ר הדירקטוריון חייב לדווח בכתב לשרים הממונים על החברה, דהיינו לשר הביטחון ולשר האוצר (להלן - השרים הממונים), וכן לרשות החברות הממשלתיות (להלן - רשות החברות) אחת לשישה חודשים, בין היתר, על עבודת הדירקטוריון (להלן - דוח יו"ר הדירקטוריון). הדוח של רפאל כולל את תמצית ההחלטות שקיבלו הדירקטוריון וועדותיו. ברפאל הסמנכ"ל והמבקר הפנימי (להלן - המבקר הפנימי) מקיים מעקב ממוחשב אחר יישום כל החלטות הדירקטוריון וועדותיו, ומכין דוח בעניין זה כל חצי שנה (להלן - דוח המעקב).
פעולות הביקורת
משרד מבקר המדינה בדק בתקופה אוקטובר 2014 עד אוקטובר 2015, לסירוגין, את התנהלות רפאל בכל הנוגע לבקרה על יישום ההחלטות שמקבלים הדירקטוריון וועדותיו, והנהלת רפאל. בכלל זה נבדקו שיטות המעקב אחר יישום ההחלטות, הכנת פרוטוקולים האמורים לשקף את עיקרי המידע שהובא בדיונים וההחלטות שהתקבלו, והדיווחים של רפאל לרשות החברות ולשרים הממונים. הביקורת נערכה בלשכות של יו"ר הדירקטוריון, המנכ"ל והמבקר הפנימי. בדיקות השלמה נערכו ברשות החברות.
הליקויים העיקריים
אי-דיווח של יו"ר הדירקטוריון לשרים הממונים
בשנים 2013 ו-2014 יו"ר הדירקטוריון, מר יצחק גת, לא הגיש לשרים הממונים את דוחות יו"ר הדירקטוריון בנושא עבודת הדירקטוריון, הכוללים את תמצית ההחלטות שקיבלו הדירקטוריון וועדותיו; זאת בניגוד לנדרש בחוק החברות הממשלתיות.
ליקויים בתיעוד החלטות ההנהלה
לכל הדיונים שערכו פורום המשנה למנכ"ל ופורום ראשי האגפים ברפאל כלל לא הוכנו פרוטוקולים, לרבות עיקרי המידע שהוצג בדיונים, מהלכם וההחלטות שהתקבלו, אם התקבלו, וממילא הם לא הופצו לגורמים הנוגעים. בנוסף לכך, ברפאל אין תימוכין לכך כי היא מקיימת מעקב אחר יישומן של ההחלטות של הפורומים האמורים, ככל שהתקבלו.
מעקב לא ממוחשב אחר יישום החלטות פורום ההנהלה
לגבי כמחצית מההחלטות שקיבל המנכ"ל בפורום ההנהלה לא נכתב האם הן יושמו או לאו. המעקב הקיים אחר החלטות הפורום אינו ממוחשב, והוא אינו מאפשר לשלוח תזכורות במועד הנדרש לאחראים על ביצוע ההחלטות, ולשתף ביעילות את המידע הנוגע בין כל הגורמים המעורבים בתהליך.
היעדר תימוכין למרבית הדיונים בראשות המנכ"ל
בלשכת המנכ"ל לא קיימים פרוטוקולים ל-51 (72%) מ-71 הדיונים שקיים המנכ"ל בשנים 2014-2012 שנבדקו. בנוסף לכך, לא נשמרים בלשכה מסמכים בנוגע לתוכנן של הפגישות האישיות שקיים המנכ"ל עם עובדי החברה, לרבות ההחלטות שקיבל במהלכן. נוכח אי-עריכת הפרוטוקולים מהדיונים, לא ניתן לדעת מהן ההחלטות שקיבל המנכ"ל ומהם ההדגשים שקבע, מה היו השיקולים שהובילו לכך, והאם הגורמים הרלוונטיים יישמו את ההחלטות שהתקבלו, אם התקבלו.
ההמלצות העיקריות
על הנהלת רפאל להקפיד על תיעוד מלא של דיוני המנכ"ל ושל ההנהלה בפורומים שונים. כמו כן מוצע כי היא תבחן את האפשרות לקיים מעקב ממוחשב ומלא אחר ביצוע ההחלטות המתקבלות בכל הפורומים הרלוונטיים.
סיכום
רפאל מערכות לחימה מתקדמות בע"מ היא חברה ממשלתית המחויבת להקפיד על נורמות של מינהל תקין. בין היתר, עליה לקיים בקרה על כך שההחלטות שמקבלים הדירקטוריון וההנהלה מתועדות ומיושמות.
בניגוד לנדרש בחוק החברות הממשלתיות, יו"ר הדירקטוריון לא הגיש לשרים הממונים את הדוחות הכוללים את תמצית ההחלטות שקיבלו הדירקטוריון וועדותיו. בנוסף לכך, רפאל לא ערכה פרוטוקולים לרבים מדיוני ההנהלה, ואלו שערכה לא שיקפו כהלכה את המידע שהוצג בדיונים ואת מהלכם.