העיסוק בדוברות ובהסברה ברשות המקומית נועד ליצור דו-שיח בין הרשות, נבחריה ועובדיה ובין התושבים, להביא לידיעת התושבים את אשר עושה הרשות למען חיי החברה והקהילה ביישוב ולהגביר את מעורבות התושבים בעבודת הרשות המקומית. לפי נתוני הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה התגוררו בכפר סבא בסוף שנת 2005 כ-87,800 תושבים. הוצאות עיריית כפר סבא (להלן - העירייה) על פרסום בשנים 2004-2006 הסתכמו בכ-1.5, בכ-1.4 ובכ-1.1 מיליון ש"ח בהתאמה.
בנובמבר 2003 התקיימו בחירות לראשות עיריית כפר סבא ומר יהודה בן-חמו נבחר לראש העירייה והוא מכהן בתפקיד מאז ועד מועד סיום הביקורת (דצמבר 2007). כשנבחר ראש העירייה העסיקה העירייה דוברת במשרה מלאה. בראשית דצמבר 2003, מיד לאחר הבחירות, רכשה העירייה, על פי דרישה של ראש העירייה, שירותי דוברות, יחסי ציבור ותקשורת ממי שניהל את מסע הבחירות שלו לראשות העירייה, מר רוני פילבסקי (להלן - ספק השירותים); הרכישה נעשתה במקביל להעסקת דוברת עירייה. בנובמבר 2004 הופסקה ההתקשרות עם ספק השירותים. במאי 2005 קיימה העירייה מכרז למתן שירותי תקשורת שיווקית וזכה בו ספק השירותים.
פעולות הביקורת
משרד מבקר המדינה בדק, במחצית הראשונה של שנת 2007, את התקשרות עיריית כפר סבא בשנת 2004 עם ספק השירותים; כמו כן נבדק המכרז הפומבי שקיימה העירייה בשנת 2005 למתן שירותי תקשורת שיווקית.
עיקרי הממצאים
1. העירייה התקשרה בסוף שנת 2003 עם ספק השירותים בלי מכרז או הליך בחירה שוויוני אחר.
לדעת משרד מבקר המדינה בנסיבות המקרה האמור היה על ראש העירייה להחליט לקיים מכרז ולא לסווג את ההתקשרות כפטורה ממכרז. ככלל, משום שעיקר השירותים שבגינם נעשתה ההתקשרות קשורים בתחום הדוברות, ההסברה וייצוג העירייה כלפי גורמי חוץ, ובפרט משום קיומו של הקשר הפוליטי הקודם בין ספק השירותים ובין ראש העירייה; פטור ממכרז לרכישת שירותי פרסום ויחסי ציבור ראוי כי יינתן בנסיבות חריגות ונדירות שבהן ברור לחלוטין שאין הליך המכרז יכול לתרום למיון ובחירה של מועמדים פוטנציאליים. היה אפוא על ראש העירייה להימנע מרכישת שירותי תקשורת שלא בהליכי התקשרות שוויוניים ושקופים ולמנוע מצב המעורר חשש שיש קשר בין ההחלטה על ההתקשרות ובין הזיקה הפוליטית של ראש העירייה לספק השירותים.
2. במאי 2005 פרסמה העירייה מכרז פומבי ל"מתן שירותי תקשורת שיווקית".
(א) העירייה העריכה את עלות העבודה הנדרשת במכרז זה בכ-600,000 ש"ח, והחוזה שנחתם בעקבות המכרז היה בסכום דומה. נמצא כי האומדן של ההוצאות הכרוכות בחוזה המוצע שהפקידה העירייה בתיבת המכרזים כנדרש הסתכם בכ-9.5 מיליון ש"ח, והוא נקבע לפי רשימת פריטים שהועתקה ממכרז בעיר אחרת, בכללם פריטים רבים שהעירייה לא סברה כלל כי תזדקק להם. יוצא אפוא שהיה פער גדול מאוד בין האומדן שהופקד בתיבת המכרזים ובין הערכת עלות העבודה כפי שצוינה במסמכי המכרז. יצוין שהצעות המחירים של המציעים התבססו על טבלת הפריטים שנכללה באומדן. בפער משמעותי זה היה כדי לפגוע בהליך הבחינה והערכה של ההצעות בידי ועדת המכרזים.
(ב) למכרז הוגשו שתי הצעות: אחת על ידי ספק השירותים בסך כ-4.5 מיליון ש"ח והצעה נוספת שהסתכמה בכ-7.2 מיליון ש"ח. שתי ההצעות שהוגשו לוועדת המכרזים נבדקו לפני ישיבת הוועדה בידי סמנכ"ל התפעול של העירייה, מר מייק קיסוס. סמנכ"ל התפעול היה בעת מערכת הבחירות מנהל מטה הבחירות של מר בן-חמו, ומטבע הדברים פעל יחד עם ספק השירותים, שהיה מנהל מסע הבחירות של מר בן-חמו, למען השגת מטרה פוליטית משותפת. נמצא שסמנכ"ל התפעול לא הודיע בכתב על הזיקות האישיות שיש לו לאחד המתמודדים במכרז.
(ג) ועדת המכרזים המליצה לבחור בהצעה הזולה שהגיש ספק השירותים, אף שיו"ר הוועדה הביע בדיון שקיימה הוועדה ביקורת חריפה על המכרז ועל המתמודדים ואף הציע לבטלו משום שיש הבדל גדול מאוד בין האומדן לבין סכום ההוצאה המתוכננת - המכרז כלל פריטים רבים שלא סביר שהעירייה תרכוש אותם, וההצעות שהתקבלו הציגו מחירים שבמקרים רבים חרגו מאוד מהאומדן. גם המלצתה של היועצת המשפטית לוועדת המכרזים של העירייה, שניתנה בכתב, לזמן את המתמודדים במכרז כדי לברר פרטים, לא התקבלה בוועדה.
משרד מבקר המדינה העיר לעירייה כי היה ראוי שוועדת המכרזים תימנע מלהחליט באותו דיון שקיימה שספק השירותים זכה במכרז, נוכח ההערות וההמלצות שנדונו בישיבתה, אשר הצביעו על קיומן של בעיות, מקצתן יסודיות ומהותיות, בקשר למכרז בכלל ולהצעתו של הזוכה בפרט. היה אפוא על הוועדה לבחון את הדברים בהתאם לסמכויות שהוקנו לה בהוראות סעיפים 19 ו-20 לתקנות העיריות (מכרזים), התשמ"ח-1987, הדנים בבירור פרטי הצעות ובמחירי הצעות שאינם סבירים.